L'acronimo ERP (Enterprise Resource Planning) si riferisce a un software volto ad automatizzare i processi aziendali, dalla catena di fornitura alla gestione dei rapporti con i clienti (CRM), inclusi, nella maggior parte dei casi, i sistemi finanziari.
Un ERP consente alle aziende di creare una fonte singola di informazioni per i propri dati, e di connettere API non correlate per ottenere un sistema più esteso e coeso.
Spesso, si parla di integrazione ERP per intendere una visione unificata in tempo reale dei dati provenienti da tutti i sistemi. Questo trasforma i dati in informazioni concrete da utilizzare per migliorare i processi, soddisfare le esigenze aziendali e ottimizzare l'esperienza dei clienti.
Ciò è particolarmente efficace nei sistemi finanziari integrati. L'89% degli utenti che hanno partecipato al sondaggio ritengono infatti che la contabilità sia la funzione ERP più critica. Questo consente al software di automatizzare le attività contabili più comuni e creare previsioni finanziarie più accurate, snelle ed efficaci.
Perché l'integrazione ERP è importante?
Il software ERP fornisce una panoramica olistica delle applicazioni aziendali per mostrare istantanee in tempo reale della performance e della qualità dei dati. Permette inoltre alle aziende di connettere sistemi legacy e nuove applicazioni, indipendentemente dal livello di compatibilità, con un'unica fonte di informazioni.
Dati centralizzati.
I dati sono utili solo se possono essere trasformati in azioni concrete. E questo è possibile riunendo le informazioni rilevanti in un'unica piattaforma centralizzata. L'alternativa è una serie di feed di dati isolati difficili da interpretare.
Una soluzione ERP riunisce i punti di dati e consente alla business intelligence di analizzarli e di trarne informazioni pratiche.
Automatizzazione dei processi.
L'automatizzazione è in crescita in ogni settore aziendale, e gli ERP non sono da meno. Automatizzando il trasferimento dei dati, è possibile creare un sistema operativo 24 ore su 24 ed evitare l'errore umano.
L'automatizzazione sta migliorando i flussi di lavoro (dall'elaborazione degli ordini di acquisto all'aggiornamento degli articoli disponibili) e rendendo le aziende più reattive nei confronti delle esigenze dei clienti.
Esperienza del cliente personalizzata.
Un'esperienza di shopping personalizzata ormai è una consuetudine. Gli utenti non si aspettano nulla di meno, e il 75% dei CIO cercano ormai di coinvolgere i clienti in tempo reale anticipando le loro esigenze con contenuti creati ad hoc.
Questo si applica a qualsiasi canale, poiché anche l'omnicanalità è ormai diventata la norma.
Riduzione dell'errore umano.
Gli umani sono esseri fallibili. Anche il dipendente più diligente fa qualche errore, di tanto in tanto. Le integrazioni ERP che sfruttano appieno l'automatizzazione eliminano i processi manuali, garantendo dati accurati e affidabili.
Questo rende i report molto più efficaci e consente ai dipendenti di dedicarsi alle attività con l'impatto maggiore per l'azienda, anziché perdere tempo con quelle di ordinaria amministrazione. La gestione dell'inventario, ad esempio, può essere automatizzata garantendo che gli articoli venduti siano effettivamente presenti in magazzino.
Le sfide dell'integrazione ERP
Ovviamente, l'integrazione di un sistema ERP non è semplice. Un progetto adeguato e ben studiato prevederà l'utilizzo di una soluzione di qualità e filerà via liscio.
Tuttavia, il processo di integrazione potrebbe essere disastroso laddove non si tenesse conto dei vari sistemi e architetture, e del modo in cui essi interagiscono tra di loro. Microsoft, Oracle, Netsuite, Salesforce, SAP... sono tutti software comunemente utilizzati, ma che non sempre funzionano bene insieme.
Difficoltà nella previsione dei costi.
Le integrazioni ERP sono spesso caratterizzate da un certo grado di imprevedibilità. Connettere sistemi multipli nell'ambito di un'integrazione software può avere risvolti inattesi che portano a spese impreviste. Neanche un'integrazione pianificata fino all'ultimo dettaglio garantisce che, una volta spinto l'interruttore, tutto funzioni subito come dovrebbe.
Le complicazioni sono dietro l'angolo.
Mai sottovalutare la complessità derivante dall'integrazione di sistemi nuovi e legacy, ciascuno caratterizzato da una propria, distintiva architettura. Ogni applicazione porta con sé requisiti specifici che potrebbero essere incompatibili con altre applicazioni. Ciascuna integrazione ERP rappresenta una sfida ingegneristica non indifferente.
I modelli di integrazione ERP più comuni
Sebbene ogni integrazione ERP sia a sé, è possibile riconoscere alcuni modelli più comuni. Si tratta di sequenze o passaggi tipicamente necessari per risolvere problemi relativi al processo e che dovrebbero essere utilizzati come linee guida generali.
Migrazione nell'ambito di un'integrazione ERP.
Nel corso di una migrazione nell'ambito di un'integrazione ERP, i set di dati relativi a una finestra temporale specifica vengono trasferiti da un sistema a un altro. Un modello di migrazione consente agli sviluppatori di dar vita a servizi di migrazione automatizzati volti a creare funzionalità condivise.
Il modello Diffusione.
Questo modello semplifica il trasferimento dei dati da un singolo modulo a sistemi multipli in tempo reale e in modo costante. I dati fluiscono in una sola direzione. Il rapporto è 1:più sistemi.
La fonte singola aggiorna i dati su base regolare e diffonde le nuove informazioni immediatamente. Questo modello è tipico degli ambienti di vendita omnicanale, dove anche una piccola variazione di prezzo viene trasmessa prontamente a più punti vendita.
Il modello Aggregazione.
Questo modello è esattamente l'opposto del modello precedente. In questo caso, un sistema unico raccoglie i dati provenienti da più sistemi. In questo modo, non sarà più necessario condurre migrazioni multiple su base regolare, né preoccuparsi che i dati non siano aggiornati o sincronizzati. Questo è il modo più semplice per estrarre ed elaborare i dati da sistemi multipli in una singola applicazione o report, e di garantire informazioni accurate, non duplicate e malleabili.
Il modello Sincronizzazione Bidirezionale.
Questo modello riunisce le integrazioni dei dati in sistemi multipli per creare un sistema unico, pur riconoscendo l'esistenza di più set di dati. Il modello è particolarmente efficace nei casi in cui più sistemi si occupino di compiti diversi utilizzando gli stessi dati.
La sincronizzazione bidirezionale consente di utilizzare entrambi i sistemi e di mantenere una panoramica coerente dei dati in tempo reale su più sistemi.
Il modello Correlazione.
Il modello è in qualche modo simile alla sincronizzazione bidirezionale, con la differenza che questo individua le interazioni tra i set di dati e li sincronizza solo laddove compaiano in due sistemi mirati.
Metodi di integrazione ERP
Le integrazioni ERP sono prevedibilmente imprevedibili. Nessuna struttura aziendale è uguale a un'altra, e generalmente ciascuna è un mix tra sistemi legacy e piattaforme SaaS distribuite tra centri dati fisici e cloud pubblici e privati. Solitamente le piattaforme ERP sono dotate di integrazioni proprie, che però raramente tengono conto di tutti i sistemi che potrebbe essere necessario includere.
Pertanto, le aziende devono utilizzare il metodo di integrazione onboarding più adatto alle proprie esigenze.
IPaaS (Integration Platform as a Service).
Si tratta di un'integrazione basata sul cloud flessibile, economica e creata specificatamente per connettere piattaforme ERP e sistemi SaaS. Sfruttando il cloud, le società possono scalare più facilmente ove necessario e sincronizzare le applicazioni in modo più veloce che con altri metodi.
Integrazione point-to-point.
Questo metodo collega i sistemi direttamente tra loro. Questo risulta particolarmente efficace per le integrazioni semplici in cui sono coinvolte soltanto due piattaforme, caso però sempre meno comune nelle integrazioni moderne.
ESB (Enterprise Service Bus).
Gli ESB si trovano generalmente in ambienti on-premise. Qui, i dati vengono consegnati al bus, tradotti nel formato necessario e condotti a destinazione. Possiamo definirli più un hub di comunicazione. Gli ESB sono ideali per le architetture on-premise, mentre non sono indicati per le integrazioni basate sul cloud.
Best practice relative all'integrazione ERP
Sebbene ogni integrazione ERP sia diversa dall'altra, ci sono delle best practice che è bene seguire per rispettare i tempi e il budget.
Coinvolgere le principali parti interessate sin dall'inizio e regolarmente durante il processo.
Le integrazioni ERP hanno un impatto sull'intera azienda. È quindi importante individuare sin dall'inizio le necessità di ciascuna parte coinvolta. La comunicazione e la trasparenza sono essenziali per aiutare ciascuna parte a comprendere le conseguenze di un'integrazione ERP sul proprio lavoro. Dai ruoli di back office a quelli rivolti ai clienti, è importante che tutti abbiano l'opportunità di partecipare al processo decisionale.
Predisporre un piano di integrazione chiaro.
Le integrazioni ERP sono difficili e non devono essere prese alla leggera. Un'integrazione ERP richiede una pianificazione accurata e un'adeguata capacità di gestione del progetto. La strategia correlata dovrebbe essere in grado di rispondere in modo chiaro sul perché tale processo è necessario e sui benefici a lungo termine.
Un buon piano è quello che spera per il meglio, ma che è pronto ad affrontare il peggio, grazie a piani di emergenza cui affidarsi laddove qualcosa non vada secondo le previsioni.
Ripulire i dati prima dell'integrazione.
Il tuo ERP è valido solo se anche i dati sono validi. Prima di partire con l'integrazione, è quindi importante valutare il processo di inserimento dei dati, verificare l'integrità di questi ultimi ed eliminare eventuali duplicati. La cattiva notizia è che questo è un processo dispendioso, sia in termini di tempo che di risorse. La buona notizia è che una volta completato, non sarà probabilmente più necessario per molto tempo.
La sicurezza è essenziale.
La sicurezza si sta rapidamente trasformando nella priorità assoluta per chi necessita di aggiornare la propria infrastruttura IT. Questo include anche le integrazioni ERP. Una piattaforma esterna deve includere sistemi di sicurezza solidi a protezione dei dati archiviati e di quelli in movimento. Ciò è particolarmente importante quando si tratta dei dati dei clienti. Anche i sistemi legacy di proprietà dell'azienda devono essere protetti, soprattutto se contengono componenti rivolte al pubblico.
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L'ultima parola
Integrare un ERP è quasi un must, per un ecosistema IT complesso, ma anche i sistemi più semplici dovrebbero prendere in considerazione un processo del genere. E non solo per migliorare i servizi attuali, ma anche per preparare il proprio ambiente IT ad affrontare eventuali sfide future, con l'arrivo di nuove piattaforme.
Specie per chi ha bisogno di una piattaforma e-commerce, un'implementazione ERP porterà benefici ai dipendenti, ai clienti e, in ultima analisi, al portafogli.