Prima di scegliere e acquistare una soluzione e-commerce è necessario comprenderne a fondo i costi, dall'inizio alla fine. Potrebbe sembrare ovvio, ma ciò che spesso ostacola le aziende sono i costi nascosti, quelli ricorrenti e quelli legati alle opportunità.
Ed è qui che entra in gioco il costo totale di proprietà (TCO).
Che Investopedia definisce come il prezzo di acquisto di un bene aggiunto a tutti i costi di gestione. In sostanza, il TCO include tutte le spese correlate a un acquisto per l'intera durata dell'utilizzo, ivi inclusi i costi di implementazione, quelli dell'assistenza e quelli di manutenzione.
Oltre l'80% delle aziende intervistate da Forrester dichiara che, per decidere se optare o meno per una soluzione specifica è necessario analizzare il TCO a 3-5 anni. Il dato è particolarmente cruciale per le aziende, e il motivo è sempre più chiaro.
Perché è così importante conoscere il costo totale di proprietà?
Il TCO è un aspetto dell'e-commerce spesso trascurato e sottovalutato. I costi di sviluppo e acquisizione hanno generalmente un ruolo di spicco, poiché essenziali per la gestione dell'attività e delle vendite.
Tuttavia, per avere un quadro completo è necessario analizzare anche i costi meno manifesti, per comprenderne il potenziale impatto sull'azienda, sia a breve che a lungo termine.
Un'analisi del TCO può aiutarti a:
Valutare l'ROI
Calcolando il TCO puoi stimare non solo l'ROI, il Return on Investment, ma anche un altro dato generalmente sottovalutato, il ROTI (Return on Time Invested).
Queste informazioni sono molto preziose per qualsiasi azienda, poiché forniscono un'indicazione sulla redditività di un investimento o di un'iniziativa imprenditoriale.
Comprendere i costi nascosti e quelli ricorrenti
I costi nascosti, ricorrenti e indiretti possono ostacolare l'andamento della tua azienda, se non sai quali sono o da dove provengono. Molti sono tutt'altro che ovvi, e potrebbero avere un impatto negativo sulla redditività.
Una delle funzioni del TCO, forse la più importante, è quella di portare alla luce tali spese, offrendoti una panoramica sulla tua situazione finanziaria attuale.
Scegliere la giusta piattaforma
Nel valutare una piattaforma e-commerce, analizzare i costi nascosti e il loro potenziale effetto sulla tua attività è cruciale. Molte aziende non hanno problemi a mostrare i costi di acquisto, ma quando si tratta di svelare il reale impatto economico relativo all'uso del loro prodotto sono generalmente meno propense a fornire risposte chiare e dirette.
Concentrandosi sul calcolo del TCO a tre, cinque o dieci anni è facile sapere quali sono le domande giuste da porre.
Come calcolare il costo totale di proprietà (TCO)
Durante il calcolo del TCO, sono due le principali aree su cui conviene concentrarsi: costi iniziali e costi ricorrenti.
Costi iniziali
Spesso chiamati spesa di capitale, sono quelli relativi all'acquisto e all'implementazione di un prodotto o di una soluzione. Includono:
Sviluppo
Non tutte le piattaforme richiedono un processo di sviluppo. Si prenda ad esempio il caso di una soluzione SaaS closed-source. Tuttavia, una piattaforma open-source porta con sé vari costi aggiuntivi essenziali relativi ad acquisto e implementazione.
La fase di sviluppo prevede generalmente processi e spese relativi all'analisi dei costi aziendali, agli audit, alle integrazioni del design e alla costruzione dell'architettura.
Integrazioni
Uno dei maggiori ostacoli all'acquisto di un nuovo software è capire come integrarlo con le soluzioni già in uso.
Ogni ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management) dovrà essere sottoposto a integrazione, passaggio che potrebbe rivelarsi particolarmente impegnativo e costoso.
In qualità di costo iniziale, le integrazioni avvengono generalmente in fase di sviluppo, e i costi sono influenzati da fattori come complessità e numero di integrazioni richieste.
Estensioni/app
Ciascuna piattaforma e-commerce offre una serie di funzionalità specifiche, e se in alcuni casi queste potrebbero proprio fare al caso tuo, in altri potrebbero rivelarsi insufficienti.
Potresti quindi dover ricorrere a estensioni o applicazioni esterne, ognuna delle quali associata ad altri costi e metodi di pagamento. Questo renderebbe il consolidamento un processo potenzialmente complicato.
Formazione
Per ogni nuova soluzione adottata si rende necessaria una serie di training completi dedicati agli utenti finali di vari dipartimenti interni all'azienda. Analizzare i costi di tali corsi è essenziale, specie considerando che la formazione non termina con l'implementazione.
Dal pre- al post-lancio, la fase di training può rivelarsi particolarmente costosa, se sottovalutata.
Spese di installazione una tantum
Prima di poter utilizzare o lanciare un sito o una piattaforma e-commerce, c'è un ultimo passo: le spese di installazione. Queste dipendono dal servizio e dalla piattaforma acquistati, e può includere voci come:
Registrazione del nome di dominio
Modelli
Configurazione del server
Integrazioni
Configurazione delle email
Costi ricorrenti
Generalmente chiamati costi o spese operative, includono le commissioni e gli oneri periodici associati alla manutenzione di un software. Tali costi includono:
Licenza software
Nel mondo digitale di oggi, le licenze delle soluzioni e-commerce sono generalmente disponibili in due diversi pacchetti: all-in-one, cioè tutto incluso, o tramite abbonamento. Alcuni software open-source vengono pubblicizzati come gratuiti, sebbene spesso portino con sé dei costi nascosti o delle funzionalità disponibili soltanto per chi acquista un piano professionale.
I software con abbonamento sono purtroppo quelli più scelti dalle organizzazioni, che dovrebbero però prestare la dovuta attenzione. I costi degli abbonamenti, infatti, possono incrementare velocemente, a seconda del pacchetto prescelto.
Commissioni di transazione
Le commissioni legate alle transazioni sono un altro onere che può cogliere alla sprovvista le aziende, e sono spesso incluse come parte di un contratto di licenza. Queste vengono applicate a ogni transazione. Ciò significa che dovrai condividere i ricavi della tua attività con il distributore della piattaforma.
Inoltre, se prevedi di utilizzare dei gateway di pagamento esterni, come ad esempio PayPal, Square e Stripe, potresti dover corrispondere una commissione sulle transazioni anche a questi ultimi, con un impatto ulteriormente negativo sui guadagni.
Costi di marketing
Nella sfera e-commerce moderna, il marketing è essenziale per il successo e la crescita a lungo termine di un'azienda, che si tratti di processi SEO, della pubblicizzazione dei contenuti o di campagne e-mail più diffuse.
E il marketing è un processo che non si arresta mai, da un evento all'altro, da una festività all'altra. Essere in grado di calcolare adeguatamente tali costi è indispensabile per le aziende moderne.
MANUTENZIONE
Mantenere una piattaforma e-commerce è come mantenere un'automobile. Non importa la cura che ci metti, ci saranno sempre spese inattese, e dovrai comunque affrontare svalutazioni, revisioni e guasti.
Molti fornitori di soluzioni e-commerce offrono, con il primo acquisto, servizi di manutenzione e supporto, con l'opportunità di scegliere vari pacchetti aggiuntivi. Il tutto è però generalmente soggetto a limitazioni in termini di tempo e funzionalità. Per garantire una piattaforma sana e sempre aggiornata, la manutenzione è essenziale, e porta con sé dei costi che vanno presi in considerazione.
Supporto
Analogamente, anche i costi di supporto si fanno sempre più critici nell'ambito di qualsiasi piattaforma e-commerce. Tuttavia, i servizi di assistenza possono essere messi a disposizione in varie modalità, per esempio a pagamento o tramite chat attiva 24 ore su 24.
Quando scegli una piattaforma e-commerce, quindi, assicurati di verificare i dettagli relativi al supporto e agli eventuali costi aggiuntivi legati all'abbonamento.
Costi imprevisti
Come per ogni acquisto, c'è la possibilità di imbattersi in costi e commissioni inattesi, ad esempio a copertura di eventuali consulenze, acquisti di contratti o assunzioni mirate.
Il 43% delle soluzioni e-commerce ha un costo totale di proprietà superiore a quanto previsto da qualsiasi modello di analisi, ed è pertanto essenziale prevedere un buffer in fase di creazione del budget, in modo da avere un maggiore margine di manovra in caso di eventi non previsti.
L'ultima parola
Il costo totale di proprietà non è l'unico elemento fondamentale, per le aziende, e dovrà essere analizzato unitamente ad altre metriche che agevolino il processo di valutazione ai fini dell'acquisto.
L'obiettivo di un progetto di calcolo del TCO dovrebbe essere quello di portare alla luce i costi a breve e a lungo termine più nascosti o sottovalutati, e aiutarti a identificare le modifiche necessarie e le soluzioni da evitare.
In definitiva, comprendere bene l'entità del TCO di una soluzione e-commerce aiuta le aziende a prevedere meglio il futuro e il ciclo di vita di ciascuna soluzione.